La DAI prépare des check-lists et les lance en campagnes sur un périmètre de locaux, avec une date limite. Les collaborateurs qui suivent un local dans « Mon agence » la remplissent ; à l'envoi, chaque point non conforme ouvre une demande d'intervention. Exploitation › Plan de surveillance rassemble campagnes et check-lists (réservé aux comptes sans périmètre régional pour les créer et les lancer).

Une check-list range ses questions par rubrique. Une question est soit un contrôle (Conforme, Non conforme, Sans objet) avec sa criticité (mineure, majeure, critique), soit un relevé qui décrit le site : choix dans une liste, nombre (avec son unité) ou texte. Un relevé peut alimenter l'état du site (éclairage, chauffage, sanitaires, largeur de la porte d'entrée, accessibilité, baie informatique…).

« Check-list de départ » en crée une d'un clic, inspirée de l'annexe 3 du cahier des charges, à adapter. Une check-list déjà lancée se modifie sans toucher aux campagnes en cours : leurs questions sont figées au lancement. Une check-list désactivée ne se lance plus.

« Lancer une campagne » demande un titre, la check-list, l'ouverture, la date limite, le périmètre (tous les locaux, une région, un type de site) et un message aux sites. Ouverte aujourd'hui, elle part aussitôt ; sinon elle est « programmée » et s'ouvre le jour venu. À l'ouverture, chaque collaborateur qui suit un local ciblé reçoit un e-mail avec ses locaux, puis une relance 7 jours et 1 jour avant la date limite tant que la check-list n'est pas envoyée. « Relancer » le fait aussitôt depuis le suivi de la campagne.

Dans « Mon agence », un bandeau signale la check-list à remplir. Pour chaque point : un résultat, un commentaire et une photo si besoin. « Enregistrer le brouillon » permet d'y revenir ; « Envoyer » exige une réponse à chaque contrôle et chaque choix, puis la check-list devient consultable sans modification. La DAI peut remplir celle d'un local qui n'a personne pour le faire, depuis le suivi de la campagne.

À l'envoi, chaque point non conforme ouvre une demande d'intervention au nom du site, dont l'urgence suit la criticité : mineure → normale, majeure → urgente, critique → critique. Le commentaire du site y est repris. La DAI concernée reçoit un récapitulatif par e-mail ; le site suit ses demandes dans « Mes demandes ».

La fiche d'une campagne donne le taux de réalisation (check-lists envoyées sur locaux ciblés), le taux de conformité (points conformes parmi les points contrôlés, hors « sans objet »), les points les plus souvent non conformes, et la liste des locaux filtrable : sans réponse, envoyées, avec non-conformités. Un local qui n'a aucun collaborateur pour le suivre est signalé : il ne reçoit ni ouverture ni relance. « Exporter » produit le détail par local et par question ; « Clore » fige la campagne. Le tableau de bord affiche la réalisation des campagnes en cours.

La carte « État du site », sur la fiche d'un local et dans « Mon agence », montre pour chaque repère la dernière valeur relevée par une check-list envoyée, avec sa date et sa campagne.

Chaque année, chaque local reçoit une note sur 100 qui montre où agir en priorité et prépare le budget des actions d'amélioration. Onglet Notes des sites : les sites les moins bien notés en tête, avec les points perdus qui pèsent le plus ; la fiche du local donne le détail par critère.

• La note est le total des points obtenus ramené sur 100. Un critère pour lequel le site n'a aucune donnée (pas de compteur, pas de campagne, pas de relevé) ne compte pas : il n'est ni gagné ni perdu. La colonne « Données » indique la part du barème réellement couverte ; une note sur peu de données est à prendre avec prudence.
• Les sinistres et les non-conformités non levées ne suffisent pas à noter un site : sans autre donnée, il reste « sans note ».
• La période court du 1er janvier au 31 décembre (à aujourd'hui pour l'année en cours) ; l'énergie porte sur les 12 mois qui finissent en décembre.

Barème

« Barème » : activez ou non chaque critère, donnez-lui ses points et réglez ses seuils (retrait par sinistre, hausse de consommation tolérée…). Réservé à la DAI (comptes sans périmètre régional) ; chaque modification est tracée au journal.

En direct, puis arrêtée

Une année ouverte se calcule en direct, à chaque affichage, avec le barème actuel. « Arrêter l'année » photographie les notes de tous les locaux et le barème appliqué : elles ne bougent plus, même si les données ou le barème changent, et servent de référence pour l'évolution de l'année suivante. Un administrateur peut rouvrir une année arrêtée par erreur.

Dans l'espace agence

Le barème règle aussi ce que voient les collaborateurs des locaux qu'ils suivent, dans « Mon agence » :

• Réservée à la DAI (par défaut)
• Visible des agences une fois l'année arrêtée
• Visible des agences, y compris la note en cours

« Exporter » produit le classement avec les points de chaque critère ; il s'enregistre comme rapport, par exemple pour recevoir chaque mois la note en cours.