Un passage porte un local, un prestataire (et son contrat), une date, un créneau facultatif (matin, après-midi, journée) et les équipements concernés. Il est prévu, puis réalisé (compte rendu saisi) ou annulé (avec la raison). La rubrique Exploitation › Passages les rassemble.

L'onglet « À planifier » se calcule chaque jour ; il liste :

• les contrôles réglementaires en retard ou dus dans les 60 jours, pas encore planifiés, regroupés par local et par prestataire (celui du contrat de l'équipement, à défaut sa fiche fournisseur) ;
• les visites de maintenance des contrats en cours qui en prévoient, dans chaque local couvert : dues dans les 60 jours après la dernière visite réalisée, ou « jamais visité ».

Un équipement déjà dans un passage prévu n'y figure plus ; un passage annulé y fait revenir ce qu'il couvrait.

« Planifier » ouvre le passage pré-rempli (local, type, prestataire, contrat, équipements) : il reste à choisir la date et le créneau, et à ajouter des précisions pour l'agence (accès, présence d'un responsable). Pour en planifier plusieurs à la même date (une tournée du prestataire), cochez-les puis « Planifier la sélection ». « Planifier un passage », en haut, en crée un sans partir de la liste.

Un gestionnaire limité à des régions planifie dans les locaux de ses régions. Un passage prévu se modifie ou s'annule depuis sa fiche.

Les collaborateurs qui suivent le local dans « Mon agence » reçoivent un e-mail quand un passage est planifié, déplacé (nouvelle date ou nouveau créneau) ou annulé, puis un rappel la veille, l'après-midi ; le vendredi, le rappel couvre aussi les passages du samedi au lundi. Le passage s'affiche dans « Mon agence › Interventions prévues », avec le prestataire et le créneau.

Une fois le passage réalisé, « Compte rendu » demande la date réelle, le coût HT (facultatif) et, pour un contrôle, le résultat de chaque équipement (conforme par défaut). Chaque résultat s'enregistre dans l'historique de l'équipement : le dernier contrôle est mis à jour, et un équipement non conforme passe « à surveiller ».

Pour une non-conformité, une demande d'intervention est proposée (cochée par défaut) : urgente, prise en charge par vous, rattachée au passage. Elle suit ensuite le circuit habituel des demandes.

Sur la fiche d'un contrat, le champ Visite de maintenance (mois) indique tous les combien un passage est dû dans chaque local couvert (3 pour une visite trimestrielle). Vide : le contrat ne génère pas de visite. Les contrats nationaux (sans local) n'en génèrent pas : planifiez leurs passages à la main.