Administration → Imports, onglets « Équipements » et « Consommations » (administrateurs). Comme pour les baux, l'import se fait en deux temps : l'analyse montre ce qui serait créé ou complété et ce qui pose problème, sans rien enregistrer ; l'import enregistre tout en une fois, ou rien en cas d'erreur.

• « Télécharger le modèle » fournit un classeur prêt à remplir : l'onglet de saisie (une ligne d'en-têtes), un onglet Aide (chaque colonne, les valeurs acceptées, un exemple) et la liste des Locaux avec leur code site — plus celle des Compteurs existants pour les consommations.
• Les colonnes sont retrouvées par leur en-tête, dans n'importe quel ordre ; une colonne en plus est ignorée. Un export d'un autre outil convient donc s'il porte les mêmes en-têtes (ou leurs variantes courantes : « PDL », « Quantité », « Date de début »…).
• Formats : classeur .xlsx (onglet « Équipements » ou « Consommations », à défaut le premier onglet) ou .csv (séparateur point-virgule, virgule ou tabulation ; UTF-8 ou l'encodage d'Excel). 10 Mo au plus.
• Dates au format JJ/MM/AAAA ou en cellules date ; nombres avec virgule ou point décimal.

Chaque ligne se rattache à un local par le code du site Boussole (colonne « Code site »). Si un site héberge plusieurs locaux, précisez aussi la colonne « Local » avec le nom exact du local (onglet « Locaux » du modèle). Sans code site, le nom du local seul suffit s'il est unique.

• Une ligne par équipement, ou par lot d'unités identiques (colonne « Quantité » : les six extincteurs d'une agence).
• La catégorie est obligatoire ; les variantes usuelles sont reconnues (« extincteur », « BAES », « clim », « ascenseur », « photocopieur »…). Sans désignation, l'équipement prend le nom de sa catégorie.
• Sans périodicité, la périodicité usuelle de la catégorie s'applique ; avec la date du dernier contrôle, le prochain contrôle se calcule aussitôt.
• Un équipement est reconnu au réimport par son local et son n° de série, ou à défaut par sa catégorie, sa désignation et son emplacement.

• Une ligne par facture ou relevé : le compteur, la période (début et fin inclus, 13 mois au plus) et la consommation ; le montant HT et une note (n° de facture) si vous les avez.
• Le compteur se retrouve par son identifiant (PDL/PRM, PCE…, espaces ignorés). Un identifiant inconnu crée le compteur : indiquez alors le code site et l'énergie. Sans identifiant, le local et l'énergie suffisent si le local n'a qu'un compteur de cette énergie.
• L'unité est facultative : vide, c'est celle du compteur (kWh, litres, m³). Les MWh sont convertis en kWh, les m³ de fioul en litres ; une unité incompatible écarte la ligne.
• Une période déjà saisie à l'identique est ignorée (son montant est complété s'il manquait). Une période déjà saisie avec une autre consommation, ou qui en chevauche une autre, est écartée : corrigez-la sur la fiche du compteur.

Onglet « Contrats » : une ligne par contrat, avec son objet, son type, son fournisseur et sa date de début (obligatoires), puis son n° chez le fournisseur, la société titulaire (code Boussole), l'échéance, la reconduction tacite et sa durée, le préavis, le montant annuel, la facturation et le centre de coût (imputé à 100 %).

• Fournisseur : retrouvé par son SIRET s'il est renseigné, sinon par son nom exact ; absent de l'annuaire, il est créé (complétez ensuite sa fiche).
• Locaux couverts : codes de site séparés par « ; » ; pour un site qui héberge plusieurs locaux, donnez leurs noms exacts dans la colonne « Locaux ». Sans code ni local, le contrat est national.
• Une reconduction tacite sans durée est reconduite par an ; sans échéance, elle est ignorée (remarque orange).
• Réimport : un contrat déjà présent (même fournisseur et même n° de contrat, à défaut même objet) voit seulement ses champs vides complétés ; ses locaux et son imputation sont ajoutés s'il n'en a pas. Si plusieurs contrats du fournisseur portent ce n°, l'objet les départage, sinon la ligne est écartée.

Voir le guide Contrats pour la suite : avenants, échéances, résiliation.

Les remarques sont regroupées par nature ; un clic affiche les lignes concernées et la valeur du fichier. Une remarque rouge écarte la ligne (local introuvable, catégorie inconnue, période en conflit…) ; une remarque orange laisse seulement une valeur vide (date illisible). Corrigez le fichier et réimportez-le : les lignes déjà importées restent inchangées.