• Le local est le lieu effectivement occupé : souvent une partie d'immeuble (un rez-de-chaussée, un plateau). Il se rattache au site Boussole qu'il héberge.
• Le bailleur est le propriétaire du local ; le gestionnaire (administrateur de biens) le représente parfois. Les deux figurent dans le même annuaire.
• Le bail est le contrat entre un bailleur et une société du groupe pour un local : dates, échéances, préavis, loyer, indexation, garanties, clauses.

Un local peut porter plusieurs baux successifs (un bail renouvelé, par exemple), ou plusieurs baux en même temps (un bail pour les bureaux, un autre pour les parkings).

On crée un local depuis la liste des locaux (« Nouveau local »), depuis la fiche d'un site (section « Locaux »), ou sans quitter le formulaire d'un bail (bouton + à côté du champ Local).

1. Choisissez le site Boussole : son adresse et son pays se reportent dans les champs encore vides, et le local prend le nom du site (« Ville — adresse »).
2. Précisez le type de site (agence, centre de formation, fonctions support, siège…) et, en copropriété, le syndic (choisi dans l'annuaire des bailleurs et gestionnaires).
3. Complétez si besoin la désignation (composition des locaux telle que décrite au bail) et les surfaces : totale, puis bureaux, commerce, stockage ou atelier, et le détail par niveau ou usage (RDC, étage, garage, communs).
4. Renseignez le nombre de places de parking et de postes de travail (capacité d'accueil, pour le taux d'occupation), l'assujettissement au décret tertiaire (assujetti, non assujetti, à vérifier) et la part de la surface déclarée à la CFE.

La fiche d'un local réunit son adresse, son directeur opérationnel (d'après Boussole : celui des centres de coût imputés sur le bail en cours, à défaut celui des agences du site, aussi affiché sur la fiche du bail), ses surfaces et tous ses baux ; « Nouveau bail » y crée un bail déjà rattaché au local. La section Occupation donne l'effectif du local (collaborateurs présents d'après la paie, comptés chaque nuit, avec le détail par contrat et son évolution), le taux d'occupation des postes de travail, la surface par collaborateur, des ratios par collaborateur (kWh, loyer, équipements), puis les occupants : les centres de coût de l'imputation en vigueur des baux en cours, leur société, leur part et la surface correspondante, avec la part non imputée.

L'onglet Occupation de la liste des locaux compare tout le parc : effectif, postes, taux (saturé au-delà de 100 %, presque plein dès 90 %, sous-occupé sous 50 %) et m² par collaborateur ; il s'exporte.

D'où vient l'effectif ? De la table « hru-users » de Boussole (export de la paie HRU). Chaque collaborateur présent (entré, pas encore sorti), tous contrats confondus, est rattaché au local par son code analytique : le local dont un bail en cours impute ce centre de coût, à défaut le local unique du site du centre de coût. Seuls des comptes par local sont gardés, jamais l'identité des collaborateurs. Les collaborateurs qu'on ne sait pas rattacher sont listés par code analytique dans Administration › Synchronisation Boussole : imputer le centre de coût sur le bail du bon local suffit à les rattacher au comptage suivant.

L'annuaire des bailleurs réunit propriétaires et gestionnaires. Un clic sur une ligne ouvre la fiche en modification ; le nombre de baux mène à la liste des baux du bailleur.

Pré-remplir depuis le répertoire Sirene

Pour une entreprise française, tapez son nom, son SIREN ou son SIRET dans « Pré-remplir depuis le répertoire Sirene » : la plateforme interroge le répertoire officiel des entreprises (INSEE). Choisissez le bon résultat — la ville aide à distinguer les homonymes — et la raison sociale, le SIRET, le numéro de TVA et l'adresse se remplissent. Les entreprises fermées portent la mention « Fermée ».

Pour un particulier ou un bailleur étranger, saisissez la fiche à la main. Le SIRET est contrôlé (14 chiffres et clé de contrôle) ; les espaces sont acceptés.

Depuis la liste des baux (« Nouveau bail ») ou depuis la fiche d'un local. La création se fait pas à pas, dans l'ordre du contrat : bail signé, local et parties, durée, loyer, garanties et clauses, imputation, puis contrat. « Suivant » vérifie les champs de l'étape ; « Précédent » ou les étapes déjà vues permettent d'y revenir. La dernière étape joint le bail signé et ses annexes (PDF, JPEG ou PNG, 20 Mo au plus par fichier), rangés dans les documents du bail à sa création. La modification d'un bail présente toutes les sections sur une seule page.

Pré-remplir depuis le bail signé

La première étape lit le PDF du bail signé (même scanné, 15 Mo au plus) avec Gemini, dans le projet Google Cloud d'Actual, avec un traitement dans l'Union européenne : la lecture démarre dès le dépôt du fichier, sans autre clic, et prend de 20 secondes à une minute. Le bail s'ouvre alors sur un seul écran de relecture au lieu des étapes : les points d'attention en tête, puis toutes les sections pré-remplies (parties, dates, durée, préavis, loyer, indice, TVA, dépôt, clauses), chaque valeur lue portant la page du PDF (« PDF p. 4 ») : vérifiez-les, rien n'est enregistré sans vous. Le local, la société preneuse et le bailleur sont retrouvés dans la plateforme quand ils sont reconnus (SIREN, nom, adresse). Ce qui n'existe pas encore figure dans le bloc « À créer dans la plateforme », pré-rempli et modifiable sur place : le local (adresse, pays, surface), le bailleur et le gestionnaire (nom, adresse, SIRET ; la recherche Sirene est lancée avec le SIREN ou le nom lu). Ils sont créés d'un coup en passant à l'étape « Contrat », puis rattachés au bail ; décocher un élément le laisse à choisir dans le formulaire. La société preneuse, elle, vient de Boussole : elle se choisit. Les points d'attention relèvent les clauses à surveiller pour le preneur (indexation à la hausse seulement, gros travaux à sa charge, taxe foncière refacturée, solidarité en cas de cession, franchise, annexes manquantes…). Le PDF est joint au bail à sa création. Sans PDF, « Suivant » passe à la saisie pas à pas.

Sur un bail déjà saisi, « Analyser le bail signé » relit le PDF joint (catégorie « Bail signé ») et liste les écarts avec la fiche (dates, durée, préavis, loyer de base, indice, dépôt, TVA) et les points d'attention : utile pour fiabiliser la reprise des baux existants. La fiche n'est jamais modifiée automatiquement.

Une lecture est mémorisée : le même PDF n'est pas relu par Gemini tant que le modèle et la consigne ne changent pas (la date de la lecture est indiquée ; les écarts avec la fiche, eux, se recalculent à chaque fois). « Relire le PDF » force une nouvelle lecture.

Local et parties

Le local et le type de contrat sont les seuls champs obligatoires. Indiquez la société preneuse (celle du groupe qui signe), si le groupe est locataire principal ou sous-locataire, le bailleur et, le cas échéant, le gestionnaire.

Durée et échéances

• Pour un bail commercial, la plateforme propose d'emblée un bail de 9 ans (108 mois), des sorties possibles à 3 et 6 ans et un préavis de 6 mois ; ajustez si le contrat dit autre chose.
• Le terme se calcule à partir de la prise d'effet et de la durée ; vous pouvez le saisir à la main s'il diffère.
• La prise d'effet du bail initial garde la date du tout premier bail, avant renouvellements.
• La situation est un texte libre (« Renouvellement en cours », « Dénoncé »…) qui complète le statut calculé.

En haut de la section, un aperçu montre en direct le statut et la prochaine sortie possible, calculés avec les mêmes règles que la liste.

Loyer et indexation

Loyers annuels hors taxes et hors charges (de base, et actuel), devise, TVA ou CRL (contribution sur les revenus locatifs), périodicité de paiement, puis l'indice (ILC, ILAT, ICC, IRL ou autre), le trimestre et la valeur de l'indice de base et du dernier indice de révision, les dates de dernière et de prochaine révision. Pour un indice INSEE (ILC, ILAT, ICC, IRL), les trimestres se choisissent dans la liste des indices publiés et leur valeur se remplit d'après l'INSEE ; pour un autre indice, trimestre et valeur se saisissent.

Taux de TVA : un loyer soumis à la TVA reçoit le taux du territoire du local, modifiable : 20 % en métropole et en Corse, 8,5 % en Guadeloupe, Martinique et à La Réunion ; pas de TVA en Guyane, à Mayotte, à Saint-Martin ni à Saint-Barthélemy ; 8,1 % en Suisse, 23 % au Portugal, 21 % en Espagne (7 % d'IGIC aux Canaries). Le taux se choisit dans la liste (« Autre taux » pour un cas particulier). La fiche du bail affiche alors le loyer annuel TTC, repris dans l'extraction des baux.

Décret tertiaire (OPERAT) : l'assujettissement porte sur le bâtiment, pas sur le bail ; il se règle sur la fiche du local (assujetti, non assujetti, à vérifier) et s'affiche sur la fiche du bail, dans la carte « Local ».

Garanties, charges et clauses

Dépôt de garantie (montant et nombre de mois de loyer), charges annuelles et leur détail (provisions, taxe d'ordures ménagères, assurance… : le total annuel en devient la somme), taxe foncière à la charge du preneur ou du bailleur, cession et sous-location autorisées ou non, conditions de restitution des locaux, notes.

Imputation analytique

Voir plus bas.

Statut et prochaine sortie ne sont pas saisis : ils se recalculent chaque jour à partir de quatre champs — prise d'effet, terme, échéances de sortie anticipée, préavis — et de la date d'effet du congé s'il a été donné.

Le statut

La prochaine sortie

• Pendant la durée du bail : la première échéance — triennale ou terme — pour laquelle il est encore temps de donner congé.
• Après le terme, bail commercial (tacite prolongation) : sortie possible à tout moment, pour la fin d'un trimestre civil, préavis compris.
• Après le terme, bail professionnel ou civil (tacite reconduction) : sortie à tout moment, moyennant le préavis.
• Congé donné : la date d'effet du congé.

La date limite de congé est la date de sortie moins le préavis. Si le préavis n'est pas renseigné, la plateforme n'en invente pas : elle affiche « Préavis non renseigné ».

Exemple

Bail commercial 3-6-9 à Abbeville : prise d'effet le 1er août 2016, terme le 31 juillet 2025, préavis de 6 mois. Ses échéances triennales tombent les 31 juillet 2019 et 2022, son terme le 31 juillet 2025.

• Le 1er décembre 2018, la prochaine sortie est le 31 juillet 2019, congé à donner avant le 31 janvier 2019.
• Le 1er février 2019, il est trop tard pour 2019 : prochaine sortie le 31 juillet 2022.
• Le 15 octobre 2026, le terme est passé sans congé : le bail est en tacite prolongation, sortie possible au plus tôt le 30 juin 2027 (fin du trimestre qui suit les 6 mois de préavis).

Les couleurs

Pour une échéance fixe (triennale, terme), la date limite de congé se colore :

• en rouge à moins de 3 mois ;
• en orange à moins de 6 mois.

La fiche du bail affiche alors un bandeau d'alerte. Un bail en tacite prolongation n'est jamais coloré : il n'y a pas d'échéance à manquer, la liste indique « Sortie à tout moment ».

La fiche affiche le loyer annuel actuel, le loyer de base, le loyer au m² (loyer actuel divisé par la surface totale du local) et le loyer théorique indexé :

loyer de base × dernier indice de révision ÷ indice de base

Exemple : 7 900 € × 135,87 (ILC T1 2025) ÷ 108,50 (ILC T1 2016) = 9 892,84 €. Dans le formulaire, un écart avec le loyer actuel est signalé : il peut traduire une révision non appliquée, ou un plafonnement prévu au bail.

Les révisions se calculent et s'appliquent depuis la carte « Révision du loyer » de la fiche : voir le guide Révisions de loyer.

Le loyer d'un bail se répartit entre un ou plusieurs centres de coût Boussole, en pourcentages qui doivent totaliser 100 %. Un site partagé entre une agence d'intérim et un centre de formation se répartit par exemple à 60 / 40.

1. Dans la dernière section du formulaire, « Ajouter un centre de coût », puis cherchez-le par son code ou son libellé.
2. Saisissez la part de chacun ; « Parts égales » répartit automatiquement. Le total s'affiche en vert quand il atteint 100 %.

La fiche du bail montre, pour chaque centre de coût, sa part et le montant de loyer qui lui revient.

Sous-locations et changements de répartition

Activez « Périodes » pour dater les lignes : chacune vaut de sa date de début à sa date de fin (vide : sans limite). C'est ainsi qu'on suit une convention de sous-location qui change d'occupant ou de répartition, sans perdre l'historique :

• SRAE à 100 % jusqu'au 31/12/2025 ;
• agence 70 % et centre de formation 30 % à partir du 01/01/2026.

Sur chaque période, les parts doivent totaliser 100 % (le formulaire indique la période à corriger) ; une période sans aucune ligne n'est pas imputée. La fiche atténue les lignes passées ou à venir, et l'état de refacturation applique chaque ligne sur sa période, au jour près.

La carte « Historique du loyer » de la fiche liste chaque changement daté : loyer de signature, révision, avenant, palier, franchise, renégociation, changement des charges. Chacun donne le loyer annuel HT et la provision annuelle sur charges à partir de sa date d'effet, jusqu'au changement suivant ; la variation par rapport au précédent s'affiche à côté. Le changement « En vigueur » donne le loyer actuel et les charges de la fiche (les charges restent celles de leur détail quand il est saisi).

Un changement à venir (palier de la deuxième année, fin de franchise) se saisit d'avance : il passe sur la fiche chaque matin à sa date. Une franchise se saisit en une fois, avec sa fin et le loyer de reprise : elle ajoute une ligne à 0 € et une « Fin de franchise » le lendemain de son dernier jour. Une révision appliquée ajoute la sienne ; elle ne se supprime pas d'ici. Les autres changements saisis par erreur se suppriment : la fiche reprend le changement en vigueur.

Quand le loyer actuel ou les charges changent dans la modification du bail, la date d'effet et le motif sont demandés. « Correction d'une erreur de saisie » corrige le changement en vigueur sans en ajouter un. Les baux déjà saisis ont été repris avec leur loyer de signature, leurs révisions et leur loyer actuel (daté de la dernière révision connue, à défaut du jour de la reprise) ; un bail sans loyer actuel n'a pas d'historique tant que ce loyer n'est pas renseigné.

L'onglet Factures reçoit les factures et avis d'échéance des bailleurs : déposez-en autant que vous voulez d'un coup (PDF, JPEG ou PNG, 15 Mo au plus chacune). Chacune est lue par Gemini (projet Google Cloud d'Actual, traitement dans l'Union européenne) : émetteur, numéro, date, période facturée, lignes HT par nature (loyer, provision sur charges, taxe foncière, autres), TVA et total TTC. Un fichier déjà déposé est reconnu et n'est pas relu.

La facture se rattache seule à son bail quand il se reconnaît sans ambiguïté, parmi les baux en cours sur la période : par la référence du bail, sinon par l'émetteur (bailleur ou gestionnaire, SIREN ou nom) et le local, sinon par l'adresse du local. Seulement à un bail de votre périmètre régional. Sinon elle reste « À rattacher » : ouvrez-la, choisissez le bail ; ce que la lecture a relevé (émetteur, adresse des locaux, référence) aide à le trouver. Rattachée, elle est jointe aux documents du bail (catégorie « Facture »).

Les montants lus se corrigent dans la facture ouverte. « Relire » refait la lecture (les valeurs lues remplacent alors les valeurs saisies) ; une facture « Non lue » (lecture indisponible ou fichier illisible) se relit ou se complète à la main. Supprimer une facture la retire aussi des documents du bail.

Contrôle et écarts

Chaque facture rattachée est comparée à son bail : le loyer et la provision sur charges facturés contre ceux dus sur la période d'après l'historique du loyer (un trimestre plein vaut un quart de l'annuel ; un changement en cours de période, révision ou fin de franchise, est compté au jour), et la TVA contre celle du bail (absente, facturée à tort, autre taux). Une provision non facturée n'est pas un écart (souvent facturée à part). Un avoir, une facture sans période ou un bail sans historique sur la période ne sont pas contrôlés.

Un écart est signalé au-delà de 1 % ou 10 € (le plus grand des deux), seuils réglables par les administrateurs (« Seuils » sur la page des factures). L'onglet « Écarts à traiter » les liste, filtrables par région ; chacun se suit dans la facture ouverte : à traiter, réclamé au bailleur, justifié (avec une note). Dessous, les périodes sans facture des baux qui en ont reçu : depuis la première facture déposée, au-delà d'un délai de grâce de 30 jours (réglable), hors franchise et après le congé.

La fiche du bail montre ses factures avec leur contrôle et ses périodes sans facture ; une facture s'y ouvre de la même façon.

L'onglet Dépôts liste les dépôts de tous les baux : chaque mouvement (filtrable par type, année, région) ou, vue « Par bail », le dépôt actuel de chacun, avec le total détenu par les bailleurs. L'export Excel reprend tous les mouvements (de la région choisie).

La carte « Dépôt de garantie » de la fiche garde l'historique des mouvements : versement initial, réajustements (après une révision, un avenant), restitution. Chaque mouvement indique le montant du dépôt après l'opération ; la variation par rapport au précédent s'affiche à côté. Le mouvement le plus récent devient le dépôt du bail. Un mouvement saisi par erreur se supprime (administrateurs) : le dépôt reprend le montant précédent.

Un dépôt saisi dans la fiche entre aussi dans l'historique : à la création (ou au premier dépôt renseigné), un versement à la prise d'effet ; ensuite, un dépôt modifié ajoute un réajustement du jour. Les baux déjà saisis ont été repris avec un versement de leur dépôt à la prise d'effet.

La carte « Projection du loyer » estime le loyer des cinq prochaines années : le loyer actuel est révisé à chaque date de révision du bail au rythme annuel moyen de son indice sur les trois dernières années publiées. Si l'indice de la prochaine révision est déjà publié, c'est sa valeur réelle qui s'applique. Un bail non indexé garde son loyer ; un bail congédié s'arrête à la date d'effet du congé. La projection du parc entier figure sur la page Refacturation.

La liste est triée par défaut sur la date limite de congé : les plus pressants en tête. Les filtres :

• Échéance : congé à donner sous 3, 6 ou 12 mois — la vue de travail.
• Statut : « En vigueur » par défaut (les résiliés sont masqués), un statut précis, ou « Tous, résiliés compris ».
• Type de contrat et pays.

La recherche porte sur le local, sa ville, la société preneuse, le bailleur et la référence du contrat. Arrivé depuis une fiche (les baux d'une société, d'un bailleur), un filtre de contexte s'affiche en tête de liste ; la croix le retire.

Un bail qui se termine ne se supprime pas : saisissez la date d'effet du congé. Le bail passe en « Congé donné », puis en « Résilié » une fois la date passée, et reste dans l'historique du local.

La suppression est réservée aux administrateurs, pour un bail saisi par erreur. Un local ne peut être supprimé que s'il ne porte aucun bail, un bailleur que s'il ne figure sur aucun bail.