Le groupe occupe plus de 800 sites en France, en Suisse, au Portugal et en Espagne. La plateforme part du référentiel de l'organisation, tenu dans Boussole (sociétés, agences, sites, centres de coût), et y rattache ce que l'immobilier doit suivre :

• les locaux occupés, avec leurs surfaces ;
• les bailleurs et leurs gestionnaires ;
• les baux : dates, échéances, préavis, loyer, indexation, garanties, et la répartition du loyer entre centres de coût.

Les échéances se recalculent chaque jour : la liste des baux montre en tête ceux pour lesquels un congé est à donner bientôt.

Les loyers indexés se révisent sur les indices INSEE, les équipements des locaux (extincteurs, alarmes, ascenseurs, climatisation…) sont suivis avec leurs contrôles réglementaires, et un récapitulatif hebdomadaire signale les échéances par e-mail. Les consommations d'énergie se totalisent à partir des factures, avec les émissions de gaz à effet de serre et la situation de chaque local au regard du décret tertiaire. Baux, locaux et équipements gardent leurs documents (bail signé, avenants, diagnostics, rapports de contrôle).

Côté achats et exploitation, la plateforme suit les fournisseurs et leurs contrats (échéances, préavis, évaluations), les demandes d'intervention des collaborateurs, que la DAI traite jusqu'à leur résolution, et les passages des prestataires (contrôles réglementaires, maintenances), annoncés aux agences, et les sinistres, de la déclaration par le site à l'indemnisation, et le plan de surveillance : des check-lists remplies par les sites, dont les non-conformités deviennent des demandes, et une note annuelle par site qui classe les priorités. Chaque collaborateur retrouve dans Mon agence ce qui concerne ses locaux.

1. Lisez la prise en main : connexion, navigation, listes et filtres.
2. Ouvrez le tableau de bord : il dit ce qui est à faire, et chaque chiffre mène à la liste concernée.
3. Abonnez-vous aux alertes e-mail pour recevoir chaque lundi les échéances de vos régions.
4. Pour comprendre une date affichée, voyez comment les échéances sont calculées.

Une donnée du référentiel est fausse (adresse d'un site, société d'une agence) ? Elle se corrige dans Boussole, auprès de l'équipe Data : la plateforme la reprendra à la synchronisation suivante. Pour un bail, un local ou un bailleur, corrigez directement la fiche dans la plateforme.

Pour une question d'accès ou un comportement inattendu, contactez l'administrateur de la plateforme.