Un catalogue liste les types de contrôles et leur périodicité. Un contrat de contrôle coche ceux qu'il couvre : ses locaux héritent du prestataire et, s'il en a une, de sa périodicité. Chaque contrôle réalisé s'enregistre sur la fiche du local ; l'échéance suivante en découle. Exploitation › Contrôles rassemble les échéances de tout le parc.

Référentiels › Types de contrôles, réglés par les administrateurs. Chaque type porte sur un local (thermographie, radon, amiante, installations électriques ou gaz) ou sur une catégorie d'équipement (extincteurs, alarme incendie, ascenseurs…), avec sa périodicité en mois. « Dû dès l'ouverture » (radon, amiante) : un local qui ne l'a jamais eu doit le passer dès son ouverture. Le catalogue est livré pré-rempli avec les contrôles courants, à adapter ; un type déjà contrôlé ne se supprime pas, il se désactive (son historique reste).

Les contrôles d'équipements se suivent pour l'instant sur la fiche de chaque équipement (voir le guide Équipements).

Sur la fiche d'un contrat, la carte « Contrôles réglementaires couverts » coche les contrôles que réalise le prestataire, avec une périodicité propre au contrat si elle diffère du catalogue (une vérification électrique semestrielle, par exemple). Tant que le contrat est en cours, chacun de ses locaux affiche ce prestataire et cette périodicité.

Sont suivis les locaux qui ont un bail ou un contrat en cours. L'échéance d'un contrôle est la date du dernier contrôle enregistré plus la périodicité. Il est en retard une fois cette date passée, sous 60 jours à l'approche, à jour sinon. Jamais renseigné : aucun contrôle n'est encore enregistré ; l'échéance affichée est alors indicative (l'ouverture du local pour un contrôle dû dès l'ouverture, une périodicité après sinon), et le contrôle n'est pas déclaré en retard tant qu'on ne sait pas s'il a été fait.

Un contrôle qui ne concerne pas un local (radon hors zone à risque, pas d'installation gaz, immeuble postérieur à 1997 pour l'amiante) se déclare non applicable, avec son motif : il sort des échéances et se rétablit d'un clic.

« Contrôle réalisé », sur la fiche du local ou depuis une ligne de la page Contrôles : le type, la date, le résultat (conforme, avec observations, non conforme), le contrat (proposé : celui qui le couvre) et une note. Le rapport se joint aux documents du local. Un contrôle saisi par erreur se supprime depuis l'historique : l'échéance reprend le précédent.