Chaque équipement appartient à un local. Il porte une périodicité de contrôle ; chaque intervention enregistrée (contrôle réglementaire, maintenance, réparation…) complète son historique. La plateforme en déduit le prochain contrôle et signale les retards, sur la liste des équipements, la fiche du local, le tableau de bord et le récapitulatif du lundi.

1. Depuis la fiche d'un local (section « Équipements ») ou la page Équipements, « Nouvel équipement ». Pour un inventaire complet, importez un classeur : voir Importer équipements, consommations et contrats.
2. Choisissez la catégorie : la désignation et la périodicité usuelle se remplissent, modifiables.
3. Indiquez la quantité pour des unités identiques suivies ensemble (les six extincteurs d'une agence, contrôlés le même jour), l'emplacement, la marque.
4. La société propriétaire et le centre de coût se proposent depuis le bail en cours du local (société preneuse ; centre de coût si le loyer n'est imputé que sur un seul), modifiables. Cochez « Immobilisé en comptabilité » et saisissez le n° d'inventaire pour un matériel immobilisé.
5. Choisissez le prestataire dans l'annuaire des fournisseurs et, s'il y a lieu, le contrat qui couvre l'équipement (contrats de ce prestataire couvrant le local, ou nationaux). Un prestataire absent de l'annuaire se saisit librement, en attendant sa fiche.
6. Le prix d'achat HT et la durée de vie (en années) alimentent le coût de possession ; facultatifs.
7. Si vous connaissez la date du dernier contrôle, saisissez-la : le prochain contrôle se calcule aussitôt. Ensuite, elle suit les contrôles enregistrés.

L'état — en service, à surveiller, hors service — se modifie sur la fiche. Un équipement déposé peut passer « hors service » : il garde son historique et ne génère plus d'alerte. La suppression, réservée aux administrateurs, efface aussi l'historique.

Repères usuels du Code du travail et du règlement des établissements recevant du public ; vérifiez les obligations propres à chaque local (ERP, IGH, contrat de maintenance) et ajustez la périodicité de l'équipement si besoin.

Sur la fiche de l'équipement, « Nouvelle intervention » : date, type, prestataire, résultat, coût, observations.

• Un contrôle réglementaire exige son résultat (conforme, conforme avec réserves, non conforme). S'il est plus récent que le dernier contrôle connu, il le remplace : le prochain contrôle repart de cette date.
• Un résultat non conforme passe un équipement en service « à surveiller ». Enregistrez la réparation, puis un nouveau contrôle une fois l'anomalie levée, et remettez l'équipement « en service ».
• Maintenance, réparation et installation complètent l'historique sans changer la date du dernier contrôle.

Une intervention saisie par erreur se supprime (administrateurs) ; si c'était le dernier contrôle, la date du contrôle précédent est reprise.

Le tableau de bord compte les contrôles en retard, à prévoir, non conformes et les équipements hors service ; le récapitulatif du lundi liste les contrôles en retard ou à faire dans les 60 jours. Les rapports de contrôle se joignent à leur intervention : voir le guide Documents.

La fiche de l'équipement totalise ce qu'il a coûté depuis sa mise en service (à défaut, sa première dépense connue) :

• son prix d'achat ;
• les interventions chiffrées de son historique, par nature — les réparations des demandes d'intervention et des sinistres y arrivent à leur clôture ;
• sa part des passages qui l'ont couvert : le coût du passage divisé par le nombre d'équipements du passage ;
• sa part du contrat qui le couvre : le montant annuel divisé par les équipements rattachés au contrat, au prorata des années couvertes (jusqu'à la résiliation ou l'échéance, à aujourd'hui en reconduction tacite).

Le coût par an additionne l'amortissement (prix d'achat ÷ durée de vie) et les coûts d'exploitation moyens par an ; sans durée de vie, c'est le coût total divisé par les années de possession. Il figure dans la liste des équipements (colonne « Coût / an ») et dans l'extraction Excel, ce qui permet de repérer les matériels à remplacer.

Un équipement est affecté à un local, une société propriétaire et un centre de coût. Chaque changement est un transfert daté : sa date d'effet est celle du changement réel (pas celle de la saisie), et l'affectation précédente reste dans l'historique. On sait ainsi qui portait un équipement à n'importe quelle date, ce dont dépendent les déclarations aux assureurs et la refacturation.

1. Sur la fiche de l'équipement, carte « Affectation et comptabilité », « Transférer ».
2. Saisissez la date d'effet (ni dans le futur, ni avant l'affectation initiale), puis le nouveau local, la nouvelle société ou le nouveau centre de coût, et le motif.
3. Le transfert est qualifié automatiquement : localisation (changement de local), propriétaire (changement de société), imputation analytique (changement de centre de coût).

• Pour un équipement immobilisé, un transfert de propriétaire retient la valeur nette comptable à la date d'effet, pour sa reprise par la nouvelle société. Elle se calcule en amortissement linéaire, au jour près : prix d'achat × (1 − temps écoulé depuis la mise en service ÷ durée de vie).
• Un contrat qui ne couvre pas le nouveau local est détaché de l'équipement (le prestataire reste).
• Une date ou une affectation erronée se corrige (crayon de la ligne) : la date historisée pèse sur les proratas. Un transfert saisi par erreur se supprime (administrateurs) ; l'affectation initiale se corrige mais ne se supprime pas.
• Un gestionnaire régional doit avoir la main sur le local de départ et sur celui d'arrivée.

« Sortir du parc » enregistre la date et le motif de la mise au rebut, avec un commentaire. L'équipement passe à l'état Sorti du parc : il garde son historique, disparaît des listes par défaut (filtre « État » pour le retrouver), et ne génère plus ni contrôle à prévoir, ni passage, ni alerte. Pour un équipement immobilisé, la valeur nette comptable à la date de sortie est retenue. Une sortie saisie par erreur s'annule par « Réintégrer » : l'équipement revient « en service ».

Motifs : casse, vétusté, vol ou perte, vente ou don, fermeture de site, déménagement, autre motif.

« Hors service » reste l'état d'un matériel en panne mais présent ; « Sorti du parc », celui d'un matériel qui n'est plus dans le parc.

Onglet Mouvements : les transferts et sorties d'une période, avec l'affectation avant et après. Filtrer sur une société, un centre de coût ou une région montre les mouvements qui les concernent, à l'arrivée comme au départ. « Sorties du parc » avec « Immobilisés seulement » donne les sorties d'immobilisation de la période et leur valeur nette comptable, à rapprocher des immobilisations de la comptabilité en fin d'année. « Exporter » produit le classeur ; il s'enregistre comme rapport.