Un rapport, c'est une liste de la plateforme avec ses filtres et son tri : baux, locaux, bailleurs, fournisseurs, contrats, équipements, compteurs, révisions, décret tertiaire, refacturation, demandes d'intervention, passages, sinistres, ou une campagne du plan de surveillance. Son fichier Excel est extrait au moment du téléchargement ou de l'envoi : il reflète toujours les données du jour.

Sur la liste, réglez les filtres et le tri, puis ouvrez le menu du bouton « Exporter » (la flèche à sa droite) et choisissez « Enregistrer comme rapport ». Donnez-lui un nom ; cochez « Partager avec la DAI » pour qu'il soit visible et téléchargeable par tous les comptes du parc (vous seul le modifiez).

Pour une liste entière, sans filtre, « Nouveau rapport » sur la page Rapports : choisissez la liste, puis le nom et l'envoi. La refacturation (une période) et une campagne de surveillance se créent depuis leur écran.

Choisissez « Chaque semaine » (et le jour) ou « Chaque mois » (du 1er au 28). Le matin du jour choisi, le fichier part en pièce jointe à vous et aux destinataires ajoutés, choisis parmi les comptes de la DAI (jamais un Demandeur, pour que les données restent entre personnes qui y ont accès). Un envoi qui échoue est signalé sur la ligne du rapport.

La page Rapports (en bas du menu) liste les vôtres et ceux partagés par la DAI. Pour chacun : rouvrir la liste à l'écran avec ses filtres, télécharger, et pour les vôtres, envoyer maintenant, modifier (nom, partage, envoi, destinataires) ou supprimer. Pour changer les filtres, enregistrez un nouveau rapport depuis la liste.