Chaque sinistre porte une référence (SIN-2026-0007), un local et, le cas échéant, le matériel touché. Il passe par les statuts Déclaré, En instruction, Déclaré à l'assureur, En expertise, puis Indemnisé, Clos sans indemnité ou Refusé par l'assureur. Comme une demande d'intervention, il a son fil d'échanges avec le déclarant et ses pièces.

Depuis « Mon agence » (« Déclarer un sinistre ») ou « Mes sinistres » ; la DAI le peut aussi depuis Exploitation › Sinistres. Le formulaire demande le local (pré-rempli), la date et l'heure, le matériel touché s'il y en a un, la circonstance, les dommages constatés, les mesures conservatoires prises (eau ou électricité coupée, zone bâchée…), si un tiers est impliqué et si une plainte a été déposée. On y joint photos, constat amiable et plainte (10 fichiers à l'envoi, 20 au plus par sinistre).

Déjà déclaré ? Les sinistres en cours sur le local s'affichent dès qu'il est choisi : si c'est le même, mieux vaut compléter ses échanges. La DAI concernée reçoit un e-mail, le déclarant un accusé de réception.

Sur la fiche, la carte « Instruction » regroupe : statut, responsable (« Je prends en charge » ouvre l'instruction), le contrat d'assurance (celui qui couvre le local, ou à défaut le contrat national, est retenu à la déclaration), une assurance complémentaire (bris de machine, matériel loué), le n° de sinistre chez l'assureur, la date de déclaration, la responsabilité (0, 50 ou 100 %), et un message au déclarant. Chaque changement de statut est annoncé au déclarant par e-mail ; l'assurance et les montants restent internes et entrent au journal des modifications.

« Lancer une réparation » ouvre une demande d'intervention rattachée au sinistre, urgente et prise en charge par vous : elle suit le circuit habituel (fournisseur, date, clôture, historique de l'équipement) et sa fiche indique son origine. Le coût saisi à sa clôture s'additionne dans « Demandes rattachées » sur le sinistre.

Les montants HT se saisissent dans l'instruction : franchise, coût des réparations (« Reprendre ce total » y reporte le coût des demandes rattachées) et indemnité reçue. Le reste à charge est le coût des réparations moins l'indemnité, et au moins la franchise quand l'assureur indemnise.

La liste des sinistres se filtre par statut, circonstance, région et période (survenus du… au…). « Exporter » produit un fichier Excel avec ces filtres : un sinistre par ligne, code site, circonstance, assureur et contrat, responsabilité, franchise, réparations (dont demandes rattachées), indemnité et reste à charge. Le tableau de bord compte les sinistres en cours et ceux à instruire.

Le déclarant suit ses sinistres et écrit dans leur fil, sans les notes internes, l'assurance ni les montants. Ses collègues qui suivent le local voient dans « Mon agence » les sinistres en cours en résumé (circonstance, date, statut). La DAI voit tous les sinistres ; un gestionnaire limité à des régions instruit ceux de ses régions.