Un contrat lie un fournisseur à une société du groupe (la titulaire), pour un ou plusieurs locaux, ou pour tout le groupe (contrat national). Son coût annuel est réparti entre centres de coût, comme le loyer d'un bail. Les modifications ultérieures passent par des avenants, qui ne remplacent pas le contrat d'origine.

Types de contrat : Maintenance, Contrôles réglementaires, Nettoyage, Fourniture d'énergie, Assurance, Location de matériel, Prestation de service, Gardiennage, télésurveillance, Téléphonie, réseau, Autre contrat.

1. Contrats › « Nouveau contrat » ; ou, depuis la fiche d'un fournisseur ou d'un local, « Nouveau contrat » dans la carte Contrats : le fournisseur ou le local est déjà choisi.
2. Contrat et parties : objet, n° du contrat chez le fournisseur, type, fournisseur, société titulaire.
3. Durée et échéances : début, échéance (vide pour un contrat sans échéance), préavis en mois, reconduction tacite et sa durée. L'en-tête de la carte annonce aussitôt le statut, l'échéance et la date limite de préavis.
4. Montant : montant annuel HT, devise, rythme de facturation.
5. Locaux couverts et imputation analytique (voir ci-dessous), puis « Créer le contrat ».

Joignez ensuite le contrat signé dans les documents de la fiche (catégorie « Contrat signé »).

Pour reprendre un portefeuille existant, un administrateur importe un classeur : voir Importer équipements, consommations et contrats.

Ajoutez les locaux un par un par la recherche (nom, ville, code site) ; la croix d'une étiquette retire le local. Sans aucun local, le contrat est national : assurance flotte, accord-cadre, téléphonie… La fiche d'un local liste les contrats qui le couvrent ; celle du contrat liste les équipements et compteurs qui lui sont rattachés (depuis leur fiche : prestataire et contrat).

L'imputation répartit le coût en pourcentage entre centres de coût, éventuellement par périodes, avec le même contrôle que pour les baux : chaque période doit totaliser 100 %. La fiche montre le coût imputé à chaque centre de coût.

• La date limite de préavis est l'échéance moins le préavis : 3 mois de préavis pour une échéance au 31/12, c'est avant le 30/09.
• Un contrat en reconduction tacite repart, faute de résiliation, pour la durée de reconduction. La plateforme ne crée pas de nouveau contrat : elle prolonge l'échéance période après période et affiche la période en cours, avec sa propre date limite de préavis.
• Un contrat sans échéance n'a pas de date à surveiller ; le préavis s'applique quand vous décidez d'y mettre fin.

« Avenant », sur la fiche, enregistre une modification à une date d'effet : objet, détail, et s'il y a lieu le nouveau montant annuel et la nouvelle échéance. Ces valeurs deviennent celles du contrat ; l'avenant garde celles qu'il remplace (affichées barrées) et sa date de début ne change pas. Les avenants sont numérotés dans l'ordre.

Seul le dernier avenant peut être supprimé (saisie erronée, administrateurs) : le contrat reprend alors le montant et l'échéance d'avant. Joignez l'avenant signé dans les documents (catégorie « Avenant »).

Une fois la résiliation notifiée au fournisseur, « Modifier » › Résiliation à effet du : le contrat passe en « Résiliation notifiée » jusqu'à cette date, puis « Résilié ». Il garde sa fiche, ses avenants et ses documents. La suppression, réservée aux administrateurs, ne sert qu'aux saisies erronées.

• La liste des contrats est triée par échéance ; la date limite de préavis s'affiche en rouge sous 90 jours, en orange une fois passée. « Échéances à traiter » ne garde que ceux-là.
• Le tableau de bord compte, dans « À faire », les contrats dont le préavis (ou la fin) tombe sous 90 jours, pour le parc ou la région choisie.
• Le récapitulatif du lundi a une section « Contrats à échéance ». Un abonné limité à des régions reçoit les contrats qui couvrent au moins un local de ses régions ; les contrats nationaux vont aux abonnés de tout le parc.
• « Exporter » produit un fichier Excel avec les locaux couverts, la période en cours et la date limite de préavis.

Un gestionnaire limité à des régions modifie un contrat si tous ses locaux sont dans ses régions ; un contrat national, ou qui couvre aussi d'autres régions, reste modifiable par les gestionnaires sans périmètre et les administrateurs. Voir Qui peut faire quoi.