Chaque ligne du fichier décrit un bail. L'import en tire un local (rattaché au site Boussole de même code), son bailleur, son gestionnaire et le bail, imputé au centre de coût de la ligne. Les bailleurs qui reviennent sur plusieurs lignes ne sont créés qu'une fois.

L'import est réservé aux administrateurs : Administration → Imports.

Un classeur Excel .xlsx de 10 Mo au plus, dans l'un des deux formats suivants. Dans les deux cas, les colonnes sont retrouvées par leur en-tête : l'ordre importe peu, une colonne ajoutée est ignorée, et une ligne sans libellé de site (total, note) est ignorée.

Fichier de suivi des baux (onglet « TABLEAU SUIVI »)

• Le « Fichier unique Suivi baux » du service immobilier : tous les baux, résiliés et sous-locations entre sociétés du groupe compris.
• Une ligne d'en-têtes contenant « Libelle_Site ». En-têtes indispensables : « Libelle_Site », « Nom_Bailleur* », « Date Effet Bail », « Statut Bail », « Loyer HT actuel par terme », « Périodicité loyer ».
• Le local est rattaché au site Boussole de la colonne « Code Site Boussole », à défaut du libellé du site.
• Loyers et charges sont donnés par terme : ils sont multipliés par le nombre de termes de l'année (12 en mensuel, 4 en trimestriel). Le « loyer annuel HT » du fichier l'emporte quand il est renseigné.
• Le type de bail se lit dans la colonne « Duree Bail » (« Bail professionnel », « Convention d'occupation précaire ») ou le commentaire ; à défaut, 9 ans et plus donne un bail commercial, 6 ans un bail professionnel, sinon « Autre contrat ».
• « Sous locataire » et « SL à rédiger » donnent une sous-location ; le bailleur est alors la société du groupe qui sous-loue.
• Un bail « Résilié » sort à sa date de fin si elle est passée ; sinon à la résiliation triennale qui la précède, à défaut à sa date de fin. Un bail « Dénoncé » sort à la date annoncée dans les commentaires (« … pour le 31/12/2024 »), sinon à la prochaine résiliation triennale. Une date déduite est signalée dans le rapport, à vérifier.
• Le gestionnaire, la date anniversaire de révision, les états des lieux, le dépôt restitué et les commentaires rejoignent les notes du bail, comme toute valeur écrite en toutes lettres (« 800+730 TF », « 3 mois de loyers »).
• Un bail est reconnu à la réimportation par son site, son bailleur et sa date d'effet.

Inventaire historique (onglet « EDL »)

• Une ligne d'en-têtes contenant « Code Site » ; les lignes de baux en dessous.
• En-têtes indispensables : « Nom du site (Libellé Site) », « Type », « Prise d'effet », « Terme du bail », « Loyer actuel annuel en € HT-HC », « Bailleur Locataire principal ».

La plateforme sait lire les écritures courantes du fichier :

1. Ouvrez Administration → Imports et déposez le fichier.
2. Analyser : la plateforme lit le fichier et affiche ce qu'elle ferait, sans rien enregistrer.
3. Parcourez le rapport : volumes à créer ou à compléter, rapprochements avec le référentiel, remarques.
4. Si le résultat convient, Importer. L'import se fait d'un bloc : en cas d'erreur, rien n'est enregistré.
5. « Voir les baux » ouvre la liste, où les nouveaux baux apparaissent avec leurs échéances.

Changer de fichier efface l'analyse : on importe toujours exactement ce qui a été analysé.

Pour relier chaque ligne au référentiel, la plateforme cherche :

• Le site : le libellé du site du fichier (« ABBEVILLE_001 ») est le code du site dans Boussole, sans tenir compte des majuscules. Sans correspondance, le local est créé sans site, sous le nom « Ville — adresse ».
• La société preneuse, dans cet ordre :
  1. par son code Boussole (« 0985 » et « 985 » sont équivalents) ;
  2. par son nom exact (le fichier écrit souvent le nom à la place du code) ;
  3. par la société du centre de coût de la ligne ;
  4. en dernier recours, la seule société du groupe présente sur le site : la remarque le signale, à vérifier.
• Le centre de coût : le code analytique exact. Retrouvé, il reçoit 100 % du loyer.

Les locaux importés restent cherchables par le libellé du fichier : tapez « ABBEVILLE_001 » dans la recherche des locaux ou des baux.

Les remarques n'empêchent pas l'import : la valeur concernée reste vide, à compléter dans la plateforme ou à corriger dans le fichier. Elles sont regroupées par nature ; un clic déplie la liste des lignes concernées, avec la valeur du fichier.

Le même fichier, ou une version corrigée, peut être réimporté autant de fois que nécessaire. Chaque ligne retrouve son bail : dans le fichier de suivi, par le site, le bailleur et la date d'effet ; dans l'inventaire historique, par le libellé du site et son rang (deux lignes du même site sont deux baux). Les bailleurs se retrouvent par leur nom.

• Ce qui manquait est créé.
• Les champs restés vides sont complétés : un code de site corrigé rattache le local, une société retrouvée complète le bail.
• Rien n'est écrasé : un loyer ou une date corrigés dans la plateforme sont conservés, même si le fichier dit autre chose.