Administration → Utilisateurs liste les comptes, avec leur rôle et leur état.

• Créer un compte : adresse e-mail, nom, rôle. Le compte est actif tout de suite ; la personne se connecte en demandant un lien sur la page de connexion. Aucune invitation n'est envoyée : prévenez-la.
• Comptes Actual : un collaborateur qui se connecte par SCUD (« Se connecter avec mon compte Actual ») a son compte créé d'office, avec le rôle Demandeur ; la liste le marque « Compte Actual » et indique la dernière connexion. Donnez-lui le rôle Gestionnaire ou Lecture seule s'il travaille à la DAI. Un compte créé ici à la même adresse est retrouvé à sa première connexion SCUD et garde son rôle.
• Changer le rôle et les régions : icône de modification sur la ligne. Un administrateur ne peut pas changer son propre rôle.
• Désactiver un compte coupe l'accès immédiatement, session en cours comprise, sans rien effacer de ce que la personne a saisi ; « Réactiver » le rétablit.

Trois rôles : lecture seule (consulte et exporte), gestionnaire (crée et modifie les données) et administrateur (en plus : comptes, suppressions, pays des sites, facteurs d'émission, synchronisation, imports, journal complet). Le détail est dans la prise en main.

Régions d'un gestionnaire. Laissées vides, il modifie tout le parc. Renseignées, il ne modifie que les objets dont le local est rattaché à un site Boussole de ces régions ; ailleurs, les fiches s'affichent sans bouton de modification. Un local sans site Boussole n'appartient à aucune région : seuls un gestionnaire sans régions et les administrateurs peuvent le modifier. Un changement de régions s'applique dès la requête suivante, sans reconnexion.

Services de la DAI : créez les pôles (Immobilier, Services généraux, Achats…), choisissez les catégories de demandes que chacun reçoit (une catégorie n'a qu'un service actif) et ses membres (gestionnaires et administrateurs), prévenus par e-mail des nouvelles demandes et des transferts. Un service désactivé ne reçoit plus rien ; un service supprimé renvoie ses demandes « À répartir ». Chaque modification est tracée au journal. Voir Services et transferts.

Informations agences : les rubriques affichées dans « Mon agence » pour tous les collaborateurs (charte d'utilisation des locaux, procédure en cas de sinistre, contacts de la DAI…), avec un texte et un lien éventuel (page de l'intranet, document partagé), dans l'ordre choisi. « Publier » les met en ligne ; chaque publication est tracée au journal.

Administration → Synchronisation Boussole met à jour le référentiel depuis Boussole. « Synchroniser » lance une exécution, d'ordinaire en quelques secondes ; une seule peut tourner à la fois.

Après chaque exécution, consultez les anomalies : elles signalent des données à corriger dans Boussole (agence sans société, site rattaché à deux régions…) ou dans la plateforme (pays d'un site à qualifier). Le fonctionnement complet est décrit dans le guide du référentiel.

Effectifs : chaque nuit, après la synchronisation, les collaborateurs présents de la table « hru-users » sont comptés par local (seuls le code analytique, le type de contrat et les dates d'entrée et de sortie sont lus). La carte « Effectifs » donne le dernier comptage, les collaborateurs non rattachés par code analytique et motif (centre de coût inconnu, sans site, site sans local, site à plusieurs locaux sans bail imputé), et lance un comptage à la main. Voir Les locaux.

Administration → Imports charge, après une analyse sans écriture, le fichier Excel d'inventaire des baux, un inventaire d'équipements ou des consommations d'énergie (modèles à télécharger). Voir les guides Importer le fichier des baux et Importer équipements, consommations et contrats.

Les révisions de loyer reposent sur les indices publiés par l'INSEE. Mettez-les à jour depuis Référentiels → Indices INSEE (« Mettre à jour ») après chaque parution trimestrielle ; une mise à jour automatique est prévue. Voir le guide Révisions de loyer.

Administration → Alertes e-mail gère les abonnés au récapitulatif du lundi, son aperçu, les envois de test et l'historique. Voir le guide Alertes e-mail.

La même page règle les alertes de consommation : la hausse à climat constant qui signale une dérive (15 % par défaut) et le délai sans facture qui signale un compteur à relancer (3 mois par défaut). Ces seuils valent partout : récapitulatif, tableau de bord, pilotage et filtre « Factures manquantes » des compteurs.

Référentiels → Facteurs d'émission fixe, pour chaque pays et chaque énergie, les kg CO₂e émis par kWh. Seuls les administrateurs les modifient : ils pèsent sur toutes les émissions calculées. Les valeurs françaises de départ viennent de la Base Empreinte de l'ADEME et sont à vérifier chaque année ; celles de la Suisse, du Portugal et de l'Espagne restent à renseigner. Voir le guide Énergie.

Administration → Données climatiques suit l'import des DJU depuis les relevés quotidiens de Météo-France (Licence Ouverte), pour chaque département qui a des locaux. Chaque nuit, une tâche rafraîchit les départements (chacun une fois par semaine) et reprend l'historique de 10 ans par lots ; « Importer maintenant » lance un passage aussitôt.

La station de référence d'un département est choisie seule : la plus complète sur l'année, la plus basse en altitude (les agences sont en ville). Si elle ne convient pas (station de montagne, de bord de mer pour un site à l'intérieur), choisissez-en une autre dans la liste : ses DJU sont relus au passage suivant. Mayotte n'est pas couverte par ce jeu de données.

La page Journal des modifications liste toutes les écritures de la plateforme (fiches, interventions, consommations, documents, imports), filtrables par objet, auteur et période. Voir le guide Journal des modifications.

Prochaines versions :

• ajustement climatique et objectif en valeur absolue du décret tertiaire.