Un fournisseur est commun à tout le parc, comme un bailleur : une seule fiche pour EUROFEU, quelle que soit l'agence servie. Tout gestionnaire peut la créer et la tenir à jour, même s'il est limité à certaines régions ; seule la suppression est réservée aux administrateurs.

Les bailleurs ont leur propre annuaire (Locaux, bailleurs et baux) : un propriétaire n'est pas un prestataire.

1. Fournisseurs › « Nouveau fournisseur ».
2. Tapez le nom, le SIREN ou le SIRET dans Pré-remplir depuis le répertoire Sirene : raison sociale, SIRET, TVA et adresse sont repris de l'INSEE. Choisissez l'établissement qui vous sert (agence régionale plutôt que siège, si c'est elle qui facture). Une entreprise fermée est signalée.
3. Choisissez les prestations assurées pour le groupe : elles servent au filtrage et, bientôt, aux contrats.
4. Complétez le statut, le code fournisseur (comptabilité, ou n° de compte client chez lui), les certifications et les coordonnées générales.

Prestations proposées : Maintenance multitechnique, Travaux, Nettoyage, Sécurité incendie, Contrôles réglementaires, Gardiennage, télésurveillance, Électricité, Gaz, Eau, Assurance, Mobilier, Enseigne, signalétique, Déménagement, Traitement des déchets, Copieurs, impression, Machine à affranchir, Téléphonie, réseau, Autre prestation.

• Référencé : fournisseur retenu par la politique d'achat (accord-cadre, appel d'offres) : à solliciter en priorité.
• Ponctuel : intervenant ponctuel, hors référencement.
• À ne plus solliciter : à ne plus solliciter (qualité, litige, défaillance) ; la fiche reste consultable avec son historique.

Secteur protégé : cochez-le pour un ESAT ou une entreprise adaptée ; ces achats comptent dans l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés, et la liste se filtre sur ce critère. Certifications et labels : une étiquette par certification (ISO 9001, ISO 14001, MASE, Qualibat…).

Sur la fiche, la carte « Interlocuteurs » liste les personnes à joindre, avec leur fonction et leurs coordonnées. L'une d'elles peut être principale : c'est elle qu'affiche la liste des fournisseurs ; en cocher une autre la remplace. Retirez un interlocuteur parti : la fiche se tient à jour, rien d'autre n'en dépend.

« Fait marquant » note, au fil de l'eau, ce qui comptera à l'évaluation annuelle : la date, le type, un intitulé, le détail et, s'il y en a un, le local concerné.

• Anomalie (livraison, facturation…)
• Incident, litige
• Point positif
• Information

La liste des fournisseurs compte les anomalies et incidents des 12 derniers mois ; triez sur cette colonne pour repérer les prestataires à recadrer. Un fait marquant ne se modifie pas ; seul un administrateur peut supprimer une saisie erronée.

Joignez les pièces du dossier fournisseur, en PDF ou en photo : attestation, certificat (kbis, urssaf, assurance, iso…), charte, questionnaire signé, devis, facture, avis d'échéance, courrier, congé, autre document. Datez les attestations (URSSAF, assurance) pour savoir d'un coup d'œil si elles sont à jour. Voir le guide Documents.

Chaque fournisseur s'évalue une fois par an. La page Achats › Fournisseurs, onglet Évaluations mène la campagne d'une année : les fournisseurs référencés (et ceux déjà évalués cette année-là), leur évaluation ou la mention « À évaluer », les anomalies de l'année et les actions ouvertes. « Évaluer » ouvre la fiche du fournisseur avec l'évaluation de l'année, prête à remplir ; « Revoir » rouvre celle qui existe.

1. Le formulaire rappelle les faits marquants de l'année évaluée, par type : la matière de l'évaluation.
2. Notez chaque critère de 1 à 4 (1 : insuffisant, 2 : à améliorer, 3 : satisfaisant, 4 : très satisfaisant) ; un critère sans objet reste sans note (la croix retire une note). Critères : qualité des prestations, respect des délais, réactivité, disponibilité, facturation, suivi administratif, sécurité, conformité réglementaire, engagements rse.
3. La note globale est la moyenne des critères notés, sur 4 : rouge sous 2, orange sous 3, verte au-delà.
4. La revue du dossier note, pour chaque pièce, si elle est à jour, manquante ou périmée, ou non contrôlée : charte fournisseur signée, kbis de moins de 3 mois, attestation de vigilance urssaf à jour, attestation d'assurance rc à jour, certifications à jour. Les pièces elles-mêmes se rangent dans les documents de la fiche.
5. Choisissez la décision (Maintenu, Sous surveillance, À remplacer) et commentez-la.

Une évaluation se modifie à tout moment ; une seule par année. La dernière note s'affiche dans la liste des fournisseurs. Seul un administrateur peut supprimer une évaluation saisie par erreur.

La carte « Plan d'actions » de la fiche suit les améliorations attendues : l'action, son responsable (côté groupe ou fournisseur), son échéance, et l'évaluation dont elle découle (par défaut la dernière). La case marque une action comme faite (et la date est retenue) ; une action qu'on ne mènera pas passe au statut « Abandonnée ». Les actions en retard apparaissent en rouge, sur la fiche comme dans la campagne d'évaluation.

La liste se filtre par prestation, statut et secteur protégé, et se cherche par nom, ville, SIRET ou code fournisseur. « Exporter » produit un fichier Excel avec toutes les colonnes de la fiche et l'interlocuteur principal. La fiche liste aussi les contrats du fournisseur. Chaque modification est tracée dans l'historique de la fiche.

Les équipements et les compteurs se rattachent à leur fiche fournisseur (et à leur contrat). Ceux saisis avant l'annuaire, ou importés d'un fichier avec un nom inconnu, gardent un nom libre « hors annuaire ». Un nom identique à celui d'une fiche (casse et espaces ignorés) est rattaché d'office, à l'import comme à la mise en service de l'annuaire.

Pour les autres, un administrateur ouvre Fournisseurs › Rapprocher les prestataires : chaque nom saisi, avec le nombre d'équipements et de compteurs qui le portent. « Associer » les rattache à la fiche choisie (une proposition apparaît quand un nom proche existe : accents, ponctuation) ; « Créer la fiche » crée le fournisseur à ce nom et les rattache. Une fiche renommée met à jour le nom affiché sur tous ses équipements et compteurs.

• l'envoi de questionnaires d'évaluation aux fournisseurs.